Para viabilizar a produção e venda de itens e todo o processo da empresa em relação aos seus produtos, é essencial controlar as entradas e saídas de estoque com eficiência. Apenas dessa forma é possível garantir que você terá material necessário para atender às demandas dos clientes, não deixará de realizar uma venda e, por outro lado, que não terá itens encalhados no acervo, o que pode comprometer o capital de giro e o bom desempenho financeiro de sua empresa.

Entre as práticas indicadas para ter sucesso no monitoramento de estoque podemos citar: fazer periodicamente um inventário, contar com a ajuda de software para a gestão e se certificar de que entradas e saídas estão sendo lançadas da forma correta. Veja as dicas para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque!

Por que controlar o estoque?

O estoque pode ser um dos maiores apoios ou o grande vilão de um empreendimento. A diferença é dada pelo controle: quanto mais assertivo ele for, maiores são os benefícios oferecidos.

Para que isso seja viável, uma das tarefas indispensáveis é, justamente, ter visibilidade sobre as entradas e saídas nesse setor. Entre os benefícios ligados à realização dessa tarefa, estão:

Aumenta a segurança de estoque

Sem controle sobre o que entra e o que sai do estoque, há chances maiores de que os produtos sejam desviados. A falta desse tipo de observação permite que as entradas e saídas ocorram de maneira imprevista, o que mexe com a confiabilidade dos dados.

Já ao implementar essa etapa, dá para ter total confiança sobre o que entrou e o que saiu desse setor. Aliando isso a um inventário periódico, há uma gestão completa dos itens armazenados.

Diminui o desperdício de produtos

Tanto o prazo de validade quanto a obsolescência podem fazer com que produtos parados no estoque signifiquem, em certo ponto, perda de dinheiro. Uma estratégia bem elaborada, por sua vez, contribui para que os produtos sejam utilizados da melhor maneira, evitando o desperdício. Ao fazer o controle das datas de entrada dos produtos, há como agir de modo a separá-los e fazê-los sair antes da data limite.

No caso de uma loja de roupas, por exemplo, as peças da coleção correspondente não ficam para trás, perdidas no estoque. Alimentos, por sua vez, não têm que ser jogados fora por terem passado da validade.

Como os desperdícios custam dinheiro, essa é uma forma de diminuir as despesas e otimizar os gastos.

Torna a gestão de compras mais estratégica

Graças ao acompanhamento do que entra e do que sai, dá para determinar o momento exato de realizar compras de reposição de estoque. Se esses dados forem cruzados com projeções de demanda, é possível calcular quanto tempo o estoque ainda vai durar.

Isso faz com que as compras possam ser feitas de maneira antecipada, o que leva a um melhor planejamento financeiro e a melhores condições, como preços mais em conta. Se for preciso importar produtos, isso é ainda mais relevante, já que dá para aproveitar baixas do câmbio.

Com isso, o setor de compras fica mais estratégico e, além de se tornar mais barato, evita o desabastecimento.

Ajuda a logística

Não menos importante, essa tarefa pode ser executada levando em consideração dois fatores principais: a data de entrada/saída do item e a localização física dentro do estoque. Para empresas maiores e mais robustas, isso faz a diferença porque auxilia a logística.

Na hora de separar itens para envio para o cliente, por exemplo, saber qual é o que deve ser despachado e onde ele está diminui o tempo exigido para execução do processo.

Isso gera ganhos de eficiência e produtividade, de modo que a logística fique mais satisfatória.

Como fazer o controle de entradas e saídas?

Já que é um processo muito importante, é fundamental que ele seja feito da maneira correta, o que exige estruturação. Mais do que apenas fazer um registro de datas, é necessário garantir que toda a etapa tenha um posicionamento estratégico para os resultados do empreendimento.

Eis os passos que você deve seguir:

Identifique todos os itens que você tem em estoque

Para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque de forma realmente eficiente, é preciso, antes de tudo, identificar o que você tem armazenado. É possível criar um código único para cada tipo de mercadoria (como botas, por exemplo) ou usar o código de barras que já está no produto, caso ele seja revendido.

Independentemente da opção escolhida, é importante criar uma regra que seja simples de ser seguida para estabelecer esses códigos e, no dia a dia, facilitar na hora de encontrar o produto que você precisa.

Tenha atenção à forma como as entradas são feitas no sistema

A qualidade do controle de estoque passa pela atenção na hora de registrar as entradas de produtos no sistema. É importante não deixar passar nenhuma informação e investir um tempo na categorização dos produtos. É possível classificar cada item segundo sua natureza com, matéria-prima ou produto acabado ou, ainda, por tipo: calçado, cinto, bolsa etc.

Além disso, você pode estabelecer classificações segundo o tamanho ou numeração do produto, cor e material. Quanto mais específico você for nessa categorização, mais facilidade terá na hora de fazer o controle, achando com facilidade o item que busca.

Faça inventários periódicos

Uma das práticas que garante o bom controle de entradas e saídas na gestão de estoque é a realização de inventários. O processo consiste em verificar se o estoque físico é exatamente igual ao que conta no sistema de controle.

Ao se certificar de que essa verificação é feita de forma periódica, você consegue descobrir eventuais problemas e tem a possibilidade de agir rápido, corrigindo as falhas antes que elas prejudiquem suas vendas de forma significativa.

Entre os pontos que merecem atenção na hora do inventário estão: perdas por avarias fraudes ou roubo; falhas no processo de entrada ou de saída de notas fiscais (uma movimentação pode não ter sido registrada da forma como deveria, por exemplo); e itens com a data de validade expirada. Fique atento, ainda, a estoques negativos, que podem ser causados por erros na hora da contagem ou até mesmo na digitação ao dar entrada no produto.

Considere a integração com fornecedores

Uma medida que ajuda no melhor controle de entradas e saídas é a integração do seu estoque com os dos fornecedores. Com a prática, você pode criar indicadores para fazer reposição e/ou a redução de produtos armazenados para evitar ficar com itens parados no armazém ou em falta.

Isso oferece mais transparência para o processo e facilita a obtenção de condições mais flexíveis. Com o fornecedor sabendo com o andam os níveis de estoque, é possível fazer a reposição de elementos de maneira antecipada.

Conte com a ajuda de um software

O controle de entradas e saídas fica mais fácil e rápido quando você conta com a ajuda de um software para ajudá-lo nessa tarefa. São centenas os sistemas disponíveis no mercado e que garantem a automação de tarefas.

Na hora de escolher o mais adequado, leve em consideração o tamanho da sua empresa e o produto com que trabalha, já que há ferramentas especializadas em certos ramos de negócio.

Analise, ainda, o custo-benefício e as funcionalidades oferecidas pelo software para ter certeza de que são as mais adequadas para as necessidades da sua empresa.

Caso não deseje investir em um sistema, é possível controlar as entradas e saídas com a ajuda de planilhas de Excel. Apesar de ser uma alternativa barata, é um pouco mais trabalhosa e exige atenção.

Treine os funcionários

Para o controle de entradas e saídas ser feito da melhor forma, é essencial não deixar essa responsabilidade apenas com uma pessoa (nem que seja você mesmo!). É importante investir em treinamento para que outros funcionários também saibam como executar essa atividade da melhor forma possível.

É fundamental explicar o processo desde o início — com o registro das entradas e categorização dos produtos — até o final, com análise periódica do inventário para se certificar de que os profissionais conseguirão cumprir todas as etapas necessárias no processo de gestão de estoque.

Fazer um bom controle de entradas e saídas na gestão de estoque é um desafio. Vencê-lo é essencial para manter a estabilidade financeira da empresa. Tenha em mente que o principal objetivo é equilibrar os itens que você tem armazenados e o consumo dos seus produtos para não perder nenhuma venda e, ao mesmo tempo, não ficar com capital de giro parado.

Certifique-se de que todas as entradas e saídas de produtos são realizadas da forma correta, com os itens devidamente categorizados. É importante, ainda, tornar a gestão de estoque parte da rotina, com revisão das entradas e saídas. Além disso, o inventário deve ser feito de forma periódica para você ter certeza de que as informações que você tem no sistema ou nas planilhas de controle correspondem à realidade.

Um controle de entradas e saídas bem-feito evita grandes problemas. Assim, vale a pena investir um tempo criando boas práticas nessa área, treinando funcionários e se certificando de que a categorização de itens está sendo feita da melhor forma.

Qual é o papel do código de barras?

O uso de um software de gestão é uma das melhores práticas em busca de eficiência no controle de estoque. Diminuindo a atuação humana, esse elemento contribui para tornar tudo mais rápido e eficiente, além de ser mais confiável.

Porém, é recomendado pensar no uso de uma ferramenta auxiliar: o código de barras. Integrando essas duas soluções, o resultado tende a ser satisfatório e mais robusto.

Isso acontece porque o código de barras:

Permite o registro automático

Ao utilizar um código de barras para cada tipo de produto e um leitor eletrônico, dá para registrar automaticamente a entrada ou saída desse item se houver integração com o software de gestão.

Em vez de cadastrar cada produto, basta utilizar os dados associados a cada código, permitindo que toda a tarefa se torne mais automatizada. Isso diminui o tempo necessário para fazer o registro de entrada e saída, dando mais dinamismo a toda a tarefa e otimizando o uso do software.

Aumenta a visibilidade

Além disso, trata-se de um recurso que contribui para aumentar a visibilidade. A partir do registro e do fornecimento de informações extras — como posicionamento na área de estoque — há total compreensão de onde o item está.

Inclusive, ele não precisa ser utilizado apenas enquanto está dentro do estoque. Uma vez que saia para entrega, a gestão pode fazer o acompanhamento para saber se o cliente recebeu tudo como deveria.

Facilita a logística reversa

Nesse sentido, há uma grande facilidade a respeito da logística reversa. Embora essa não seja uma situação necessariamente desejável, não é incomum quando o cliente rejeita o produto ou solicita a troca, levando o item para dentro da empresa novamente.

Sem um código de barras, o sistema poderia registrá-lo como mais uma entrada comum. Já graças ao uso desse recurso numérico e gráfico, dá para compreender com precisão que o produto está de volta para o negócio.

Caso essa seja uma situação recorrente, a empresa deve reconhecer que há a necessidade de rever processos — sejam eles de produção, de separação de pedido ou de entrega — de modo a diminuir os custos com esse tipo de retrabalho.

Favorece a integração de dados

Graças ao uso integrado desse tipo de código a um software de gestão, é possível garantir que os dados fiquem completamente integrados. Uma vez que o registro seja feito pelo leitor, ele cai diretamente no sistema, de modo a garantir que dados possam avaliados em tempo real.

Mais do que dar dinamismo à tomada de decisão, isso contribui para a integração entre setores. A área de compras, por exemplo, pode acompanhar de perto as entradas e saídas, agindo de maneira a aproveitar as melhores oportunidades.

Ao colocar em prática as nossas dicas, você aumentará a competitividade da sua empresa no mercado e melhorar pontos como fluxo de caixa e capital de giro da empresa.

Gostou das orientações sobre o controle de entradas e saídas na gestão de estoque? Então, entre em contato com nossa equipe, teremos o prazer em ajudá-lo em seu projeto.

Fonte: GS1 Brasil